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Parecer nº 73/2015 - Serventias Extrajudiciais - Provimento 22/2014 - Requerimentos das entidades de classe buscando alterações pontuais - Proposta de acolhimento em parte

Publicado em 31/03/2015


PROCESSO Nº 2012/117706 - SÃO PAULO - CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA
PARECER: (73/2015-E)
Serventias Extrajudiciais - Provimento 22/2014 - Requerimentos das entidades de classe buscando alterações pontuais - Proposta de acolhimento em parte.

Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça:
Com o escopo de regulamentar padrões mínimos para a formação e manutenção dos arquivos de cópia de segurança dos acervos das Serventias Extrajudicias, V. Exa. editou o Provimento CG nº 22/2014, que foi publicado pela primeira vez no DJE de 18.09.14
Sobrevieram sugestões apresentadas pelo CNB/SP, ARPEN-SP, IRTDPJ-SP, ANOREG-SP, ARISP e IEPTB-SP (fls. 298/370) e, depois, manifestação conjunta (fls. 379/382).
É o relatório.
Opino.
Ao editar o Provimento CG 22/2014, V. Exa. procurou fixar critérios mínimos uniformes para a formação e manutenção dos arquivos de segurança das Serventias Extrajudicias.
A iniciativa desta Corregedoria Geral em muito se apoiou nas Recomendações nºs 09 e 11 da Corregedoria Nacional de Justiça.
Publicado o Provimento, sobrevieram propostas das entidades de classe, as quais passam a ser analisadas.
1- item 90, letra “i”
Relatam as entidades de classe que a resolução adotada pelo Provimento 22/2014 (300 DPI sem compressão nem compactação) traria dificuldades de ordem técnica e econômica em virtude do elevado tamanho de cada arquivo.
A ilustração do IRTDPJ mostra que a imagem de uma folha A4 colorida com 300 DPI sem compressão gera um arquivo com tamanho de 26 MB. Cada um dos 10 RTDs da Capital gera cerca de 1.950 imagens por dia (500.000 por ano), o que representaria 51 GB por dia e 13 TB por ano. E, para digitalizar todo o acervo desde 1980, seriam necessários 10.000TB.
É certo que as entidades de classe podem fornecer suporte material e tecnológico a seus associados. Mas como se trata da primeira etapa oficial da criação dos arquivos de segurança e diante dos motivos trazidos pelas entidades, parece razoável a redução requerida a fim viabilizar a implantação dos arquivos de segurança.
A resolução reclamada pelas entidades de classe - de 200 DPI - é suficiente para os fins ora almejados, notadamente porque o arquivo de segurança não servirá de fonte para substituir o livro original, mas de ponto de partida para a restauração dos registros, a qual deve seguir o disposto nos itens 47 e 47.1, do Capítulo XIII, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça:
47. O desaparecimento ou a danificação de qualquer livro deverá ser imediatamente comunicada ao Juiz Corregedor Permanente e à Corregedoria Geral da Justiça.
47.1. Autorizada pelo Juiz Corregedor Permanente, far-se-á, desde logo, a restauração do livro desaparecido ou danificado, à vista dos elementos constantes dos índices, arquivos das unidades do serviço notarial e de registro e dos traslados e certidões exibidos pelos interessados.

Assim, basta que os arquivos de segurança sirvam para a restauração do registro e a remontagem dos livros, o que pode ser atendido com a resolução de 200 DPI com compressão sem perdas (lossless).
2- item 90, letra “o”
Quanto ao aproveitamento das digitalizações anteriores ao Provimento 22/2014, ponderam as Entidades de Classe que mais da metade das Serventias que consultaram já realizaram a digitalização do acervo com requisitos diversos dos contidos no provimento, porém em conformidade com as normas constantes nas Resoluções nºs 09 e 11, do Conselho Nacional de Justiça.
Pedem, assim, que seja reconhecida a validade dessas digitalizações.
O abrandamento da resolução, de 300 para 200 DPI, torna factível a digitalização, de modo que não há justificativa para a admissão das anteriormente feitas sem atendimento aos critérios ora fixados.
3- item 91, letra “a”
A proposta pede que o arquivo de segurança abranja os últimos 5 anos dos livros Registro Diário da Receita e da Despesa, Protocolo, Controle de Depósito Prévio e Auxiliar de Protocolo.
Embora a melhor opção seja a digitalização de todo o acervo, tratando-se de livros que não cuidam da escrituração em si, o prazo sugerido, de cinco anos, parece adequado aos propósitos perseguidos.
Em relação ao livro de correições, requer-se que o backup abarque a escrituração de 1980 adiante o que, em verdade, já é a regra vigente.
A alteração pretendida, porém, melhor se aloca no item 90, letra “b”, conforme se vê da minuta de provimento anexa a este parecer.
4 – Microfilme
De fato, como bem destacado pelas entidades de classe, o microfilme goza de validade legal (Lei nº 5.433/68, Decreto 1.799/96 e Portaria 12/96, do Ministério da Justiça), de segurança e de longa duração. Assim, pode ser considerado arquivo de segurança suficiente quando os documentos estiverem microfilmados em duas vias em locais diferentes.
5 - Assinatura digital
Sobre a utilização da assinatura por certificado digital, pode-se, por ora, suspender a exigibilidade até que a tecnologia permita a validação e verificação a longo prazo. Não se pode perder de vista, ainda, a dificuldade de se garantir a autenticidade do documento em virtude das conversões de formatos ao longo dos anos e do vencimento do certificado digital.
Diante do exposto, o parecer que respeitosamente submeto à elevada apreciação de Vossa Excelência é no sentido de que as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça sejam alteradas nos termos da anexa minuta de Provimento.
Em caso de aprovação, sugiro a publicação da íntegra do parecer por três dias alternados para conhecimento geral.
Sub censura.
São Paulo, 16 de março de 2015.
(a) Gustavo Henrique Bretas Marzagão
Juiz Assessor da Corregedoria

DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, determino a alteração das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça nos termos da anexa minuta de Provimento, que acolho. Para conhecimento geral, determino a publicação na íntegra do parecer por três vezes em dias alternados.

Publique-se.
São Paulo, 20 de março de 2015.
(a) HAMILTON ELLIOT AKEL, Corregedor Geral da Justiça.

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